Les pièces arrivent. Sans relancer à la main.
Un logiciel pour cabinet d'expertise comptable qui organise ce qui entoure la production : les relances de pièces, les relectures, les nouveaux dossiers et les échéances.
Ce qui use l'équipe.
Votre logiciel de production comptable fait bien son travail. Le problème est ailleurs : dans tout ce qui l'entoure.
- Les pièces manquantes se relancent par mail, client par client, et personne ne sait où en est chaque relance.
- Un bilan part chez le client sans que l'associé l'ait relu.
- Un nouveau client signe, mais la lettre de mission attend dans une boîte mail.
- Les échéances fiscales sont suivies dans un tableur que seule une collaboratrice tient à jour.
Par exemple, le cabinet Lemaire suit 64 clients. Chaque collaborateur a son portefeuille, et l'associé veut voir ce qui bloque sans faire le tour des bureaux.
Les circuits d'un cockpit de cabinet. Autour de la production, pas à sa place.
- 1
Pièces manquantes
Le collaborateur liste les pièces attendues. Le client reçoit une demande claire, puis des relances espacées. Chaque pièce reçue est cochée.
- 2
Relecture du bilan avant envoi
Le collaborateur prépare le dossier, l'associé relit et valide. Rien ne part au client sans cette étape.
- 3
Nouveau client
Le dossier est ouvert, la lettre de mission est préparée et envoyée au client, les documents d'entrée sont demandés.
- 4
Échéances fiscales
Chaque échéance est rattachée à un client et à un collaborateur. Un rappel part quelques jours avant.
- 5
Question d'un client
Le client écrit à l'adresse du cockpit. L'IA prépare une réponse à partir du dossier, le collaborateur la relit avant envoi.
- 6
Lecture des pièces reçues
L'IA lit la pièce envoyée, la rattache au bon client et à la bonne demande. Le collaborateur confirme.
Les bons accès pour chacun.
Les associés voient l'ensemble des dossiers, les bilans à relire et les échéances proches.
Les collaborateurs voient leur portefeuille, leurs tâches dans « À traiter » et les relances en cours dans « Suivi ».
L'accueil ou l'assistante voit les nouveaux dossiers et les documents à classer.
Les clients n'ont accès qu'à leur part : les pièces demandées, les documents à consulter, les messages qui les concernent. Ils ne voient rien des autres clients.
Chaque relance et chaque validation est enregistrée.
Une IA qui sait déjà où chercher.
Un agent IA généraliste sait faire beaucoup de choses. Mais il faut lui expliquer à chaque fois qui est le client, ce qui manque et à qui écrire.
Dans le cockpit, chaque étape dit ce que fait l'IA et qui valide. Elle lit une pièce reçue, prépare un mail de relance ou une réponse. Le collaborateur relit, corrige si besoin, et valide. L'assistant propose toujours avant d'agir.
Sur le téléphone, un associé en rendez-vous peut dicter une note ou photographier un document remis par le client.
Vos outils restent la source.
Le cockpit se connecte à Gmail ou Outlook, à Google Drive pour les dossiers clients, à Google Sheets pour vos suivis existants, à Google Agenda pour les rendez-vous. D'autres outils, dont votre logiciel de production s'il propose une API, peuvent être reliés. Chaque cockpit dispose de ses propres adresses e-mail pour recevoir les pièces des clients.
Les tableaux de bord d'un associé.
Vous demandez un suivi à l'assistant. Il le dessine dans la conversation. Si vous voulez le garder, il devient un tableau de bord du cockpit.
- Les dossiers bloqués par des pièces manquantes, par collaborateur.
- Les bilans en attente de relecture.
- Les échéances des quinze prochains jours.
- Les lettres de mission non retournées.
Un mot sur vos obligations.
La profession a ses règles : lettre de mission, obligations de vigilance, secret professionnel, conservation des documents. InProcess ne se prononce pas sur leur respect et ne remplace pas vos procédures. Le cockpit vous aide à les suivre de façon régulière et à en garder la trace. Les données sont hébergées dans l'Union européenne et ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA.
Questions fréquentes.
Est-ce un logiciel de production comptable ?
Non. Le cockpit organise ce qui entoure la production : relances, relectures, nouveaux dossiers, échéances. Votre logiciel de production reste en place.
Les clients doivent-ils installer quelque chose ?
Non. Ils peuvent simplement répondre par mail à l'adresse du cockpit. S'ils ont un accès, ils se connectent avec un code reçu par e-mail.
Peut-on adapter le rythme des relances ?
Oui. Vous décrivez le rythme voulu au Studio. Plus tard, vous pouvez le changer : le Studio prépare la mise à jour et vous la validez.
Peut-on utiliser notre propre clé d'IA ?
Oui, une clé Anthropic ou OpenAI, pour l'IA utilisée dans les étapes de vos circuits. L'assistant et la construction ou la modification du cockpit consomment toujours des crédits.
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