Les enfants d'abord. Le reste suit tout seul.
Un logiciel de gestion de crèche qui reprend votre organisation : qui prévient qui, qui valide les plannings, comment un incident est noté et transmis.
Ce qui prend du temps.
Dans une crèche, l'équipe passe sa journée avec les enfants. Le temps qui reste part en transmissions : un parent prévient d'une absence, la cuisine doit le savoir, le planning doit être revu, un incident doit être noté.
- L'absence d'un enfant arrive par téléphone, et la cuisine prépare un repas de trop.
- Les plannings de l'équipe circulent dans un tableur, la validation se fait dans un couloir.
- Une chute légère est notée sur un cahier. Le parent l'apprend le soir, de vive voix, parfois sans détail.
- Les allergies sont affichées en cuisine, mais le menu de la semaine change.
Par exemple, la crèche Les Lucioles accueille 22 enfants. La directrice veut savoir que chaque information est arrivée à la bonne personne.
Les circuits d'un cockpit de crèche. Simples, et tracés.
- 1
Absence d'un enfant
Le parent ou l'équipe signale l'absence. La cuisine est prévenue pour le repas, l'équipe de la section aussi.
- 2
Validation des plannings
La personne qui prépare les plannings les soumet. La direction valide, puis chaque membre de l'équipe reçoit le sien.
- 3
Compte rendu d'incident
L'auxiliaire remplit le compte rendu, avec l'heure et les circonstances. La direction le relit avant qu'il soit transmis à la famille.
- 4
Menus et allergies
La cuisine publie le menu de la semaine. L'IA signale les plats à vérifier selon les allergies déclarées, la cuisine confirme.
- 5
Remplacement d'un absent
Un membre de l'équipe est absent. La direction voit les besoins par section et propose un remplacement.
- 6
Accueil d'une nouvelle famille
Les documents à fournir sont listés, ceux qui manquent sont relancés, le dossier est complet avant le premier jour.
Chaque rôle a sa vue.
La direction voit les plannings à valider, les incidents de la semaine et les dossiers incomplets.
Les auxiliaires et éducateurs voient leur section, leurs tâches dans « À traiter » et les transmissions du jour.
La cuisine voit les présences du jour et les allergies, pas les dossiers des familles.
Les remplaçants et intervenants extérieurs n'ont accès qu'à leur part : leur planning et les consignes utiles.
Chaque action est enregistrée : qui a noté l'incident, qui l'a relu, quand il a été transmis.
Sur le téléphone, entre deux activités.
L'équipe n'a pas le temps de s'asseoir devant un ordinateur. Sur le téléphone, on dicte une transmission, on joint une photo d'un document.
Par exemple, une auxiliaire dicte : « Léo a mal dormi, sieste de vingt minutes ». L'assistant prépare la transmission, elle la vérifie et l'enregistre.
Le règlement de fonctionnement, les protocoles et le livret d'accueil peuvent former une base de connaissances. L'assistant s'en sert pour répondre à une question de l'équipe, par exemple sur la conduite à tenir en cas de fièvre selon votre protocole.
Vos outils, reliés.
Le cockpit se connecte à Gmail ou Outlook pour les échanges avec les familles, à Google Agenda pour les réunions et les entretiens, à Google Drive et Sheets pour les documents et les plannings existants. D'autres outils se branchent par leur API. Le cockpit dispose aussi de ses propres adresses e-mail pour recevoir les messages.
Les suivis qu'une direction demande.
Vous demandez un suivi à l'assistant. Il le dessine dans la conversation à partir des données du cockpit. Si vous voulez le garder, il devient un tableau de bord du cockpit.
- Les présences de la semaine par section.
- Les incidents du mois, et leur transmission aux familles.
- Les plannings en attente de validation.
- Les dossiers de familles incomplets.
Des données sensibles. Traitées comme telles.
Une crèche manipule des informations sur des enfants : santé, allergies, contacts des familles. Chaque cockpit a son propre serveur et sa propre base de données, hébergés dans l'Union européenne, à Francfort. Les rôles sont appliqués par la base de données elle-même. Les données ne servent jamais à entraîner des modèles d'IA.
Les règles d'encadrement, les projets d'accueil individualisés ou les obligations liées aux données personnelles restent de votre responsabilité. Le cockpit vous aide à les appliquer et à en garder la trace, il ne vous en dispense pas.
Questions fréquentes.
Les parents peuvent-ils utiliser le cockpit ?
Ils peuvent avoir un accès limité à leur part, par exemple pour signaler une absence ou envoyer un document. Ils ne voient rien d'autre.
La cuisine voit-elle les dossiers des enfants ?
Non, si vous le décidez ainsi. Chaque profil ne voit que ce qui le concerne : la cuisine peut voir les présences et les allergies, sans le reste.
Peut-on gérer plusieurs crèches ?
Oui. Vous pouvez avoir un cockpit par structure ou un cockpit commun, selon votre organisation. Chaque cockpit a sa propre base de données. Les bases de connaissances, les crédits IA et l'abonnement sont communs.
Où sont hébergées nos données ?
Dans l'Union européenne, à Francfort, sur un serveur et une base propres à votre cockpit. Un export CSV ou Excel peut être ajouté au cockpit, et un export complet est possible sur demande.
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Créez votre cockpit. Gratuitement.
Racontez comment vous travaillez, comme à un nouveau collègue. Le plan arrive en quelques minutes.